Dokumente in Odoo verwalten mit NextCloud / OwnCloud

In diesem Video zeigen wir Ihnen die Funktionalität unseres eq_cloud Moduls

MyOdoo.de

In diesem Eintrag stellen wir Ihnen heute unsere NextCloud / OwnCloud Integration in Odoo 10 mit dem MyOdoo Modul eq_cloud zur Dokumentenverwaltung vor.

Dieses Modul stellt eine Verbindung zwischen Odoo und NextCloud / OwnCloud oder Dropbox her.  Die Zugangsdaten werden verschlüsselt abgespeichert. Es kann ein Root-Ordner auf NextCloud hinterlegt werden. Darunter bildet NextCloud automatisch eine logisch aufgebaute Ordnerstruktur. Die Dokumenten-Anhänge werden in NextCloud just-in-time eingefügt bzw. wieder gelöscht. Die Systeme arbeiten bidirektional, also in beide Richtungen zusammen. Automatische Ordner-Struktur für Kunden / Lieferanten, Verkauf, Einkauf; Projekte und viele weitere Teilbereiche der Odoo Struktur.  Die Installation ist sehr einfach und erfordert keine speziellen Vorkenntnisse. 

Wir haben dieses Modul eq_cloud ebenfalls in unserem Modulwiki für Sie dokumentiert. Den Link finden Sie unten auf dem hellblauen Button.

Schauen Sie sich hier das Video zu unserem Modul NextCloud / OwnCloud an:

 
 

Den Inhalt des Videos auch als Transkript in diesem Blogeintrag:

Hallo und Herzlich Willkommen zu diesem Video indem ich Ihnen heute einmal die Equitania NextVloud Erweiterung vorstellen möchte.

Dazu gehen Sie in die Apps und suchen erst einmal nach dem Modell eQ_cloud. Dies ist der technische Name für unser Modul. Das Modul haben wir selbstverständlich auch in unserem Modul Wiki für Sie dokumentiert. Die Dokumentation finden Sie unter dem eingeblendeten Link beziehungsweise dem Link in der Beschreibung dieses Videos hier. Der Mehrwert diese App ist, dass sie bidirektional mit den Dokumenten in Odoo arbeiten können. Das heißt, Sie können Dokumente in beide Richtungen synchronisieren von Odoo in die Cloud und von der Cloud zurück in Odoo. Dabei wird eine schöne Ordnungsstruktur angelegt. Das werde ich Ihnen im weiteren noch zeigen.

Springen wir nun einmal in die Einstellungen für die Cloud. In unserer Integration bieten wir sowohl ownCloud als auch nextCloud an. In Kürze werden wir auch die Integration mit Dropbox unterstützen. Diese befindet sich bereits in der Entwicklung. Die Vorzüge von nextCloud zum Beispiel gegenüber Dropbox ist, wie der Name ownCloud nextCloud auch schon sagt, dass Sie eben Ihre eigene Cloud benutzen. Das heißt, das System wird auf Ihrem eigenen Server und nicht auf einem fremden Server gehostet. Somit liegen die Daten bei Ihnen auf Ihrem eigenen Server. Die Installation ist recht einfach. Sie müssen hier nur die Zugangsdaten zu Ihrem ownCloud Server hinterlegen, den Usernamen und Ihr Passwort sowohl einen Rootfolder angeben, der nachher direkt auf Ihrem Server angelegt wird um die Ordnungsstruktur anzulegen. Setzen Sie außerdem den Haken in Enable Cloud. Sie können dann kurz checken ob Ihre Verbindung erfolgreich ist. In dieser Anwendung läuft ein Dienst der die Daten just in time zwischen den beiden Systemen synchronisiert. Ich werde mich hier nun an der nextCloud anmelden und sehe hier auch schon, dass Daten in dieser Cloud hinterlegt wurden und der Rootordner MyOdoo, wie ich ihn vorher in der Konfiguration benannt habe, angelegt wurde.

Springen wir nun in einem Kunden und fügen wir dort einmal ein Dokument hinzu. Diesen Anhang haben wir nun im Kunden gespeichert. Sämtliche Dateiformate, wie jpeg textdateien oder pdfs, werden hier unterstützt. In den Kunden-Lieferanten Ordner finden wir einen Ordner in dem die Kuchen Bäckerei GmbH nun automatisch von dem System angelegt wurde und unter Dokumente 2018 finden hier nun das angefügte pdf was wir hier vor zwei Minuten im Kunden hinterlegt haben. Sie werden sehen, auch wenn ich hier jetzt ein Dokument hinzufügen werde, zum Beispiel dieses jpeg und wieder in meinen Kunden springe, sehen sie, dass wir dieses jpeg nun auch hier im Kunden im Odoosystem hinterlegt haben. Sie haben nun also gesehen, dass wir gar nichts machen mussten, keine Ordner anlegen, nextCloud wird automatisch für Sie die gewünschte Ordnungsstruktur logisch anlegen wenn Sie mit Projekten arbeiten. Sehen Sie in der nextCloud, zum Beispiel auf Dokumente die Sie in Projekten hinterlegen. Hier, für den Server Support Websit,e hatte ich so eben ein pdf hochgeladen. Dieses erscheint auch in Ihrer Cloud. So können Sie für verschiedenste Datenanhänge und Dokumente verwalten und diese in der Cloud ablegen so dass verschiedene Mitarbeiter auf diese Dokumente gleichzeitig zugreifen können. Auch Rechnungen können zum Beispiel direkt in die Cloud unter den Kundenordner abgelegt werden.

Diese Rechnung wurde soeben erzeugt. Wir springen wieder in die Cloudumgebung und gehen in den Ordner K wie Kuchenbäckerei. Dort haben wir den Verkaufs- ordner und können dort unter Rechnungen, alle erzeugten Rechnungen von unseren Kunden ansehen und teilen. Vom Prinzip her unterscheidet sich das teilen nicht allzu sehr von anderen Systeme wie zum Beispiel auch Dropbox. Hier können Sie eine E-Mail-Adresse eintragen oder einen Benutzernamen und können diesem Benutzer ein Dokument oder ganze Ordner freischalten. Hervorheben möchte ich auch noch einmal diese Aktivitätenansicht. Hier können Sie zum Beispiel die neuesten Aktivitäten sehen was hier als letztes erstellt wurde. Ein weiterer Vorteil des Systems ist zum Beispiel die Versionierung. Wir haben hier ein Textdokument, welches wir hier nun abändern. Dies wird dann hier vom System direkt gespeichert. Ich schließe das wieder und wir gehen einmal auf die Infos. Sie haben hier eine kleine Vorschau der Dokumente und Sie sehen hier in den Versionen, dass es eben schon drei verschiedene Versionen dieses Dokuments gab.

Ich hoffe ich konnte Ihnen einen kleinen Einblick in Odoo nextCloud geben und freue mich auf das nächste Video mit Ihnen.


Hier geht's zur Moduldokumentation von eq_cloud